NTP 0863: El informe higiénico. Pautas de elaboración - Año 2010

Las NTP son guías de buenas prácticas. Sus indicaciones no son obligatorias salvo que estén recogidas en una disposición normativa vigente. A efectos de valorar la pertinencia de las recomendaciones contenidas en una NTP concreta es conveniente tener en cuenta su fecha de edición.

 

1. INTRODUCCIÓN

La Prevención de Riesgos Laborales es una tarea compleja que a menudo conlleva manejar grandes cantidades de información y que genera, asimismo, un volumen importante de documentación. Esta documentación, en su mayor parte, recoge los resultados de las evaluaciones de riesgos realizadas a lo largo del tiempo. Desde la evaluación inicial, con la que se pone en funcionamiento la maquinaria de la prevención en las empresas, hasta las sucesivas evaluaciones específicas. 

La evaluación de riesgos es un proceso que se desarrolla en tres etapas fundamentales: la planificación de la evaluación, el trabajo de campo y el informe. Este último es la expresión escrita, precisa, clara y breve de las actividades realizadas durante las etapas previas. Con la planificación se pretende obtener toda la información relevante para la evaluación; con el trabajo de campo se completa la información necesaria, se comprueba in situ las condiciones en las que se desarrolla el trabajo y se procede a valorar el nivel de los riesgos detectados. 

En la figura 1 se muestra un esquema de las actividades que conlleva el proceso de evaluación de riesgos. 

Esta nota técnica de prevención se va a centrar en los aspectos relacionados con el informe higiénico resultante del proceso de evaluación de los riesgos relacionados con la exposición o posible exposición a agentes quími cos, agentes físicos y/o agentes biológicos. En la nota técnica se indican los contenidos mínimos que se deberían contemplar en dicho informe y la forma de expresarlos.

2. ESTRUCTURA DEL INFORME HIGIÉNICO

El informe higiénico normalmente es producto de un re querimiento realizado por niveles superiores de la em presa u organismos externos a la misma. Por tanto, será utilizado, analizado y discutido por más de un lector. En consecuencia, deberá facilitar la comprensión de unasituación compleja por parte de los usuarios que, a la luz del contenido del informe, deberán tomar decisiones sobre el problema analizado que, a su vez, tendrán un impacto en las organizaciones donde se produzcan, pudiendo afectar a los planes de inversión, a la utilización de los recursos disponibles y a las personas que integran la organización. 

 

Características del informe higiénico

El informe higiénico debe ser completo, pero breve, es decir, en él se debe exponer todo lo que realmente interesa y obviar lo que carece de interés respecto al objetivo del informe. Debe ser claro y estar redactado de forma precisa alejada tanto de complejidades científicas, cuando éstas no sean necesarias, como de interpretaciones ambiguas. Las primeras, en ocasiones, no son información esencial, no son comprensibles para todos los posibles lectores del informe, lo alargan innecesariamente y pueden caINFORMACIÓN 2 Notas Técnicas de Prevención muflar los resultados realmente importantes. En cuanto a la segunda observación, es preciso cuidar la redacción de forma que se incluya la información necesaria para la unívoca comprensión de lo que se pretende explicar. Es frecuente que al redactar algo, lo escrito solo exprese parte del pensamiento elaborado por el redactor (parte de la información se da por sabida), lo que podría conducir a una incorrecta interpretación por parte del lector. 

 

Apartados del informe higiénico

De las directrices y normas relativas a la organización de la información científica y técnica se desprende la estructura que, con las lógicas variaciones, deberá tener el informe higiénico. Dicha estructura está formada por tres partes que son las siguientes:

• La parte inicial, destinada a la información sobre la autoría, contiene los datos (entidad emisora, nombre del autor/a del informe, fecha, registro, etc.), que permiten la trazabilidad del informe. En la parte inicial, uno de los puntos destacables es el título del informe que deberá ser descriptivo del contenido del mismo, teniendo en cuenta que no debe ser ni demasiado largo ni tan corto que por su parquedad dificulte la comprensión del mismo.

En esta parte inicial se debe incluir un apartado a modo de introducción donde figuren: los objetivos del informe, las causas que motivan el informe, la identificación del redactor, de las fechas concretas de visita de las instalaciones, los antecedentes del informe, etc.

• La parte central o cuerpo del informe donde se incluye la información esencial para la comprensión del mismo. En términos generales, se pueden distinguir cinco apartados: «datos operativos» donde se resume la base informativa de la evaluación; «posibles riesgos higiénicos» donde se destacan los posibles riesgos hi giénicos detectados y las operaciones de trabajo a las que se asocian; «valoración» que resume el método de valoración del riesgo y los resultados obtenidos; «con clusiones» de la valoración donde se establece el nivel del riesgo y «recomendaciones» donde se recogen las medidas preventivas concretas y lo más específicas posible para el control del riesgo. En la figura 2 se muestran los principales apartados del informe higiénico relacionados con las diferentes etapas del proceso de evaluación. 

• La parte final donde se recoge la información (Anexos informativos) que amplía o complementa la información contenida en el cuerpo del informe, como por ejemplo fotografías, planos, etc. En la figura 3 se muestran, en esquema, los contenidos del informe higiénico.

3. DATOS OPERATIVOS

En este apartado debería figurar toda aquella información que sea estrictamente necesaria para describir, tanto el escenario donde existe el problema, como los datos ob servados o cuantificados que, junto a la valoración reali zada, permitirán establecer las conclusiones. 

El esquema de este apartado podría comprender los siguientes puntos:

•  Datos del proceso/operación
  • Posibles focos de contaminación
  • Determinación de tiempos de exposición

En este punto se debería incluir una descripción sucinta, clara y ordenada del proceso productivo, de las operaciones, los equipos, las formas de energía aplicadas, las materias primas y las cantidades utilizadas destinados a obtener el producto final, los productos intermedios, los posibles subproductos, etc. Asimismo, debería incluir las características físicas del proceso y de cualquier elemento incorporado al mismo destinado a la protección tanto del elemento fabricado como a la protección de la seguridad y salud del trabajador. De esa descriptiva y de los datos recabados durante el proceso de evaluación, se debería poder citar los posibles focos de contaminación y establecer: ciclos de trabajo, tiempos de exposición, grupos homogéneos de trabajo, etc.

• Datos del local

Breve descripción del lugar de trabajo y de los materiales empleados en su construcción o decoración.
Estos datos se deberían incluir solo si son relevantes para la valoración o necesarios para sustentar conclusiones o recomendaciones. 

• Datos de ventilación

Descripción del tipo o tipos de sistema de ventilación de los locales (natural, mecánica, mixta, inexistente), así como de sus características técnicas (fundamentalmente caudales de aire en el caso de la mecánica; dimensión de la sección de las aberturas y velocidad del aire) y pautas de funcionamiento (cuando la ventilación es natural, tiempo de apertura de puertas y ventanas; cuando es mecánica, tiempos de funcionamiento, operatividad de los elementos de distribución del aire, etc.). Datos sobre el diseño de los elementos y la dirección de los flujos de aire con respecto a los posibles focos de contaminación. 

• Datos sobre otras medidas preventivas implantadas

Descripción de las medidas ya implantadas y de sus características técnicas y funcionales.

• Datos sobre los equipos de protección individual

Descripción de los equipos disponibles, sus características, pautas de utilización y de conservación

• Otros datos de interés

Descripción de cualquier otro aspecto que sea relevante para la evaluación.

 

4. POSIBLES RIESGOS HIGIÉNICOS DETECTADOS

Enumeración de los posibles riesgos higiénicos detectados a partir de la información recopilada y del análisis del proceso productivo.

5. VALORACIÓN DE RIESGOS

En este apartado se deberían incluir los datos concisos sobre los recursos utilizados para la valoración del riesgo o riesgos detectados. Estos datos se podrían organizar en los siguientes subapartados:

Metodología de valoración

• Cuantitativa
  • Equipos de muestreo
  • Método analítico
  • Estrategia de muestreo
• Cualitativa
  • Descripción del modelo
  • Datos de peligrosidad del agente contaminante
  • Datos de la operación o tarea
  • Tipo de medida preventiva implantada
• Resultados

Con independencia de la metodología seguida, en este apartado deben quedar debidamente referenciados: el nombre del método, los equipos de muestreo utilizados o los modelos empleados para una valoración cualitativa, los datos del laboratorio externo encargado del análisis de las muestras, etc.

Por otra parte y para facilitar la comprensión del informe, aquella información más exhaustiva que se considere necesaria sobre: el método analítico, los certificados de calibración de los equipos de muestreo, las copias de los informes del laboratorio, las operaciones de cálculo de los resultados, etc. , puede adjuntarse en los anexos informativos.

 

Criterios de valoración

Descripción de los criterios empleados en la valoración del riesgo o riesgos detectados, justificando su idoneidad para la valoración del riesgo y su vigencia. 

• Valores límite establecidos en normativa específica.
• Límites de exposición profesional para agentes químicos en España. INSHT
• Normas UNE y/o internacionales
• Guías de entidades de reconocido prestigio en la materia.
• Criterios profesionales debidamente documentados.

Es de suma importancia que el método analítico se ajuste a la naturaleza del criterio de valoración escogido y que ambos sean representativos de la exposición estudiada. 

Siempre que sea posible se utilizarán tablas para la presentación de resultados o incluso cuando se desee sintetizar parte del texto del informe. La utilización de tablas permite al lector asimilar con mayor rapidez el contenido básico del informe.

6. CONCLUSIONES

En el apartado de conclusiones se enuncian las deducciones llevadas a cabo tras el proceso de valoración.

7. RECOMENDACIONES

En este apartado se describen las actuaciones que, a juicio del técnico higienista, serían necesarias para la resolución de los riesgos higiénicos valorados, dejando clara la jerarquización de las medidas preventivas y justificando dicha jerarquización en la máxima eficacia preventiva de las mismas. 

Siempre que fuera posible se deberían concretar las características y especificaciones de las medidas recomendadas. 

Como ya se ha indicado anteriormente, cualquier información adicional interesante puede ser incluida como anexo al informe.

Este apartado está directamente relacionado con el anterior, las recomendaciones deben justificarse y corresponderse con las conclusiones. 

A su vez, los apartados de Conclusiones y Recomendaciones, son consecuencia de deducciones hechas a partir de los datos anteriores que aporta el informe (focos de contaminación, mediciones, datos de ventilación, criterios de valoración, etc.), por lo que en el informe, ante el lector externo, debe quedar clara esta relación causa-efecto.

8. ANEXOS

Como se ha ido indicando a lo largo del texto, en este apartado, además de tablas o esquemas, se incluirá toda aquella información que, si se incluyese en el cuerpo principal distraería del hilo conductor del informe, pero que se considera adecuada como complemento informativo. Dicha información, cuando proceda, deberá estar debidamente referenciada. 

9. OTRAS CONSIDERACIONES ACERCA DEL INFORME TÉCNICO

Como se indica al inicio de esta nota técnica, el informe higiénico es la expresión escrita, precisa, clara y breve de determinadas actividades realizadas para la evaluación de riesgos. De su contenido se derivarán las actuaciones necesarias para corregir las deficiencias detectadas o para mejorar las condiciones de trabajo, así como las responsabilidades que pudieran derivarse. Es por tanto esencial que en el informe queden claramente reflejadas las limitaciones existentes. En numerosas ocasiones, las observaciones realizadas por el técnico higienista y las condiciones ambientales y de trabajo existentes responden a circunstancias puntuales, es decir, las propias del momento en que se lleva a cabo el estudio. En ese sentido, el autor se responsabiliza del contenido expresado en el informe, pero no de que las condiciones higiénicas de la actividad sean siempre las adecuadas. 

La inclusión de frases tales como:

Otros aspectos que es conveniente señalar e incluir en el informe hacen referencia a diferentes cuestiones que permitirán dejar constancia del origen y de la fiabilidad de los datos allí expuestos. 

Es conveniente diferenciar la información obtenida por observación o medición del técnico que realiza y firma el informe de la que ha sido suministrada por terceros. La primera constata las condiciones existentes en el momento de la visita, la segunda puede corresponder a datos ciertos existentes en algún momento, pero sobre los que no se tiene constancia de su vigencia por lo que su utilización en la evaluación debería ser hipotética, pero no concluyente o, por lo menos, no de forma definitiva.

En la planificación de las visitas es importante acordar las fechas en función de las peores condiciones previsibles. No es infrecuente que el técnico se encuentre con cambios inesperados que pueden invalidar los resultados de la evaluación. Es obvio que los resultados que se obtengan en esas circunstancias no pueden responder completamente a las posibles situaciones de riesgo. La opción es postergar la visita a riesgo de que se reproduzcan las circunstancias o, de realizarse la evaluación, dejar constancia de las circunstancias existentes y de la provisionalidad de las conclusiones. 

Por lo que respecta a los resultados de las mediciones hay diversas circunstancias que también deberían quedar claramente reflejadas en el informe. Entre ellas cabe destacar: la falta de muestra por fallo durante la captación o sin resultado por pérdida de la muestra durante el análisis, o la indicación clara de que la concentración se encuentra por debajo del límite de detección del método de ensayo y su significado.

 

BIBLIOGRAFÍA

(1) INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO Higiene Industrial Madrid. INSHT. 2008

(2) GRUPO DE TRABAJO EN INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN A3 DE LA UNIVERSIDAD DE SALAMANCA Directrices para la producción de informes científicos y técnicos: cómo escribir y distribuir literatura gris Versión 1.1 julio 2007 Traducción en español de las Guidelines for the production of scientifi c and technical reports: how to write and distribute grey literature de GLISC (Grey Literature International Steering Committee).

(3) ANSI/NISO Scientific and Technical Reports – Preparation, Presentation, and Preservation. Bethesda,MD: NISO Press; 2005.(Standard Z39.18-2005).